Tindakan Ketika Dokumen Penting Hilang

Dokumen penting yang dimaksud dalam bagian ini adalah paspor, Biometric Residence Permit (BRP), Kartu ATM, dan Kartu Pelajar. Adapun kondisi “hilang” yang dimaksud adalah lebih mengacu pada kejadian hilang karena tindakan kejahatan seperti kecopetan dan lainnya.

Jika salah satu atau bahkan semua dokumen penting Anda tersebut hilang, hal pertama yang harus Anda lalukan adalah jangan panik! Saran tersebut mungkin sulit dilakukan, karena pasti perasaan pertama yang muncul tentunya panik, terutama jika terjadi di luar UK. Akan tetapi, panik tidak akan mempermudah masalah. Segera lakukan hal-hal sebagai berikut terkait masing-masing dokumen:

Segera lapor ke kantor polisi terdekat. Hal ini penting untuk mendapatkan bukti formal dan sesuai aturan hukum yang menyatakan dokumen memang hilang. Biasanya kita akan diminta mengisi formulir yang menyebutkan detail kejadian (kapan, dimana, jam berapa, bagaimana), dan dokumen apa saja yang hilang (sebutkan semuanya yang memang hilang, termasuk misalnya berapa jumlah uang yang hilang, jika ingat atau ada info nomor dokumen yang hilang, sebutkan juga dalam formulir tersebut). Setelah diisi lengkap, formulir tersebut akan ditandatangani dan distempel oleh pihak berwenang di kantor polisi itu, dan wajib kita simpan baik-baik karena dokumen ini sangat penting untuk mengurus penggantian dokumen lainnya. Jadi, jika memungkinkan, sebaiknya di-fotokopi atau di-scan agar setidaknya terdapat cadangan dokumen ini.
Jika paspor hilang, segera hubungi kedutaan besar atau Konsulat Indonesia terdekat dan laporkan kehilangan paspor Anda melalui telepon atau online. Sampaikan alasan kehilangan dan mintalah saran atau informasi terkait pengurusan dokumen pengganti paspor, apa saja yang harus dilengkapi. Setelah itu Anda mungkin harus datang langsung ke KBRI atau Konsulat untuk mengurus paspor baru. Jika Anda kehilangan paspor di luar UK, pihak kedutaan atau konsulat di negara tempat kehilangan paspor akan memberikan Surat Perjalanan Laksana Paspor (SPLP). Bentuknya seperti paspor, namun dokumen ini hanya berlaku untuk satu kali perjalanan (misalnya untuk masuk kembali ke UK). Setelah tiba di UK, harus segera mengajukan pembuatan paspor baru (paspor hijau) di KBRI London. Untuk paspor biru (paspor dinas, untuk para pegawai negeri), tidak bisa mengajukan pembuatan paspor biru baru di KBRI London karena harus dilakukan di Kementerian Luar Negeri di Jakarta, namun tetap dapat mengajukan permohonan pembuatan paspor hijau. Informasi mengenai prosedur, dokumen yang harus dilengkapi, dan biaya pembuatan SPLP dan paspor hijau yang baru, dapat dilihat di website KBRI/konsulat negara tempat kehilangan paspor (SPLP) dan website KBRI London (untuk pembuatan paspor baru). Dalam pembuatan SPLP maupun paspor hijau, diperlukan foto diri dan pengisian beberapa formulir yang dapat diunduh dari website KBRI atau diambil langsung di kantor KBRI/konsulat. Perlu diperhatikan bahwa ada biaya-biaya sah tertentu yang harus dibayar. Salah satu contoh informasi permohonan SPLP dapat dilihat pada website Kantor Konsulat Indonesia di Marseille pada link berikut: https://www.kemlu.go.id/marseille/id/layanan-konsuler/Pages/pelayanankons.aspx. Sebelum mengajukan permohonan pembuatan paspor baru, pastikan bahwa Anda telah melakukan lapor diri (kedatangan) ke KBRI London (dapat dilakukan secara online melalui website KBRI London). Untuk pengisian formulir permohonan paspor baru di KBRI UK, dapat dilakukan melalui link berikut: https://consular.indonesianembassy.org.uk/paspor/
Jika Biometric Residence Permit (BRP) hilang, segera laporkan ke UK Home Office melalui link berikut: https://www.gov.uk/biometric-residence-permits/lost-stolen-damaged. Pelaporan tersebut dapat dilakukan dari dalam dan luar UK. Isi borang pelaporan yang disediakan di website, lalu setelahnya Home Office akan meng-konfirmasi pelaporan tersebut melalui email (pastikan alamat email ditulis dengan benar). Jika BRP hilang di luar UK, (setelah masuk ke negara UK), ajukan permohonan pembuatan BRP pengganti. Borang dapat diunduh melalui link berikut: https://www.gov.uk/government/publications/application-for-a-replacement-biometric-residence-permit-brprc. Ikuti prosedur yang tertulis dan panduan pengajuan BRP pengganti. Anda juga dapat meminta bantuan International Student Centre di universitas untuk saran pengisian formulir tersebut. Perlu diingat bahwa ada biaya tertentu untuk pembuatan BRP pengganti (meskipun dalam kasus-kasus tertentu tidak dipungut bayaran), dan jika permohonan disetujui (dokumen lengkap dan sebagainya), jangka waktu pembuatan BRP berkisar antara 2 sampai 3 bulan. Durasi tersebut termasuk pengambilan data biometrik yang dilakukan di kantor pos (ada biaya tertentu). Untuk wilayah Aberdeen, kantor pos dimaksud adalah Union Street Post Office c/o WH Smith, 408-412 Union St, Aberdeen AB10 1PD yang terletak di dalam toko WH Smith di St. Nicolas, Union Street. Jika belum memiliki BRP baru, disarankan untuk tidak bepergian ke luar negeri (ke luar UK). Catatan khusus: jika BRP hilang di Eropa, cara terbaik untuk masuk ke UK adalah menggunakan moda transportasi kereta (dari Perancis ke Inggris), karena pemeriksaan dokumen-dokumen tidak akan seketat jika menggunakan jalur udara (pesawat udara). Juga dipersiapkan paspor (atau SPLP jika paspor hilang), surat keterangan kehilangan dari polisi setempat, dan dokumen pendukung lainnya serta bukti-bukti residensi di UK (misalnya bukti pembayaran tagihan listrik, gas atau air; kontrak rumah; kartu mahasiswa; dan lain-lain). Sangat penting mengetahui dan menyimpan catatan-catatan tersebut dengan baik.
Jika Kartu ATM hilang, segera hubungi bank Anda untuk memberitahukan hal tersebut dan meminta agar kartu ATM diblokir. Biasanya terdapat layanan 24 jam dari berbagai bank di UK ataupun bank di Indonesia (jika kartu ATM yang hilang dari bank di Indonesia, mungkin bisa meminta bantuan keluarga atau teman di Indonesia untuk menelepon ke bank, agar tidak terkena biaya telepon yang mahal).
Jika kartu mahasiswa hilang, segera hubungi (bisa melalui email) bagian kemahasiswaan di universitas Anda (misalnya di The Hub untuk mahasiswa University of Aberdeen), dan setelah kembali ke kampus, mengajukan permohonan kartu yang baru.

Jika telah mendapatkan kembali dokumen-dokumen pengganti, jangan lupa untuk membuat salinannya, misalnya di-scan atau difoto (khusus untuk BRP, bagian depan dan belakang).